Menos papel: qué es ArchiBA, el proyecto de digitalización de archivos del gobierno porteño

La administración pública porteña se despide del papel. Así lo anunció el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires tras dar un paso más en el proceso de modernización de la gestión.

Se trata de ArchiBA, una iniciativa que ya permitió preservar 4.100.000 millones de documentos públicos y ahorrar 517 millones de pesos desde 2018 a abril 2021.

El proyecto, impulsado por la Secretaría Legal y Técnica que encabeza Leticia Montiel, “representa una nueva gestión documental basada en una forma más ágil y moderna de administrar, preservar, digitalizar y gestionar los documentos”, destacaron desde el GCBA.

Cómo es el megaproyecto

En la planta de más de 11 mil metros cuadrados ubicada en el sur de la Ciudad, en el barrio de Parque Patricios, un grupo de 70 trabajadores especializados clasifica, archiva y conserva documentos de interés como expedientes de los ministerios, legajos de empleados, de docentes, historias clínicas de hospitales y de pacientes, planos de obras públicas, libros de educación, títulos de estudio secundario, actas de nacimiento, matrimonio y defunción, entre otros.

“ArchiBA representa una nueva gestión documental basada en una forma más ágil y moderna de administrar, preservar, digitalizar y gestionar los documentos“, puntualizaron.

“Lo primero que hicimos fue analizar qué era lo que ofrecían las empresas más importantes del país frente a las necesidades que estaba teniendo el Gobierno en materia de archivo y digitalización. Con ese diagnóstico presentamos un proyecto que contemplaba, además de nuestros objetivos estratégicos, el espacio y los recursos (maquinarias, equipamiento, dotación) qué necesitábamos para llevarlo a cabo”, afirmó el gerente operativo de Diseño de Proyectos Digitales, de la Secretaría Legal y Técnica porteña, Jorge Angelelli.

Durante 2019 avanzaron “con la adquisición e instalación de racks para seguir aumentando el espacio de guarda y nuevos scanner de mejor calidad”. “Esto permitiría alcanzar-según proyectan desde la cartera a cargo- un ahorro estimado que llegaría a $ 801 millones de pesos para 2022”, explicaron.

“En el año 2017 presentamos el proyecto y para el 2018 iniciábamos la obra de la Nave I y de una nueva estructura para la guarda de 45.000 cajas de archivos físicos, que marcó la conformación de un nuevo centro de digitalización con una capacidad operativa muchísimo más amplia”, agregó el funcionario.

Desde el GCBA destacan que el proyecto además de brinda “una mayor transparencia y seguridad en el resguardo de la información, simplifica los procesos y reduce los trámites”. A su vez, “favorece la ecología ya que permite reciclar 2 toneladas de papeles por año“.

“Ya migramos más de 112 mil cajas y tenemos más de 60 millones de imágenes digitalizadas. Ha sido una puesta en valor significativa”, precisó el director general de la Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, Eduardo Azar.